電子カルテ導入でメーカーを変更する方法のコツと注意点
電子カルテは、診療所の運営を円滑に進め、医療の品質を高める鍵となる重要なシステムです。しかし実際に導入してみると、当初期待していたほどのパフォーマンスが得られないこともあります。このようなとき、買い替えやデータ移行は有効な選択肢ですが、成功させるにはいくつかのポイントに注意しておく必要があります。今回はMICTコンサルティングの大西 大輔様を講師にお迎えし、電子カルテの買い替えについてご説明します。
［セミナー日時：2021年9月27日（月）※Web会議ツール（Zoom）での配信］
1．電子カルテを買い替えるきっかけ
電子カルテを導入したものの、実際に使ってみると不便な点が多かったり、当初の想定よりも予算が必要になってしまったり、といった問題が生じることがあります。高額なシステムであるだけに、できればずっと使い続けたいと誰もが思うはずですが、買い替えに踏み切る診療所は少なくありません。
診療所が電子カルテの買い替えを決断する理由とは、どのようなものでしょうか。MICTコンサルティングが行ったアンケートでは、「サポート体制」への不満を挙げた診療所が最も多い結果になりました。
電子カルテは、診療所の運営の根幹をなす最重要システムのひとつです。万が一電子カルテが稼働しない事態が生じると、診療全体に大きな影響を及ぼしかねません。トラブルは一刻も早く解消する必要がありますが、複雑なトラブルの場合、メーカーの訪問対応でなければ原因の解明が困難なこともあります。リモート対応の契約しかしていなかったり、そもそもメーカーが訪問対応を提供していなかったりするケースもあるのです。
また、対応時間や対応内容にも注意をしなければなりません。24時間対応ではない場合、電話やメールの回答が翌営業日以降になってしまうこともあります。その他、電子カルテの質問は受け付けるがレセコンについては対象外、というメーカーもあります。自院のニーズに基づきどこまでの対応を求めるのかを購入前に明らかにしておかないと、利用開始後に思わぬ問題が生じるかもしれません。
サポート体制に続いて挙げられたのが、「価格」や「システム連携」についての不満でした。電子カルテメーカーによっては、更新時に費用が発生します。また、導入金額は安価であっても、必要な機能を追加するごとに費用がかかるといった事例も見られます。想定外の出費が続き、電子カルテの買い替えに踏み切る診療所も多いようです。また、連携できるシステムが少なく、業務効率化を思うほど達成できなかったという理由も見られました。
2．電子カルテの買い替えが難しい理由
一方で、電子カルテの買い替えは難しいという声がよく聞かれるのも事実です。その理由は何でしょうか。5つのポイントに分けて説明します。
まず1つ目は、買い替えた新しい電子カルテに移行ができるデータが限定される点です。データフォーマットが標準化されているレセコンとは異なり、電子カルテはメーカーごとにフォーマットが変わります。このため、移行できないデータが存在します。
次に、システムの操作方法を覚え直す手間や時間がかかることも、買い替えを困難にしています。画面や手順には各社に違いがあります。ボタンの位置がひとつ違うだけでも、操作するスタッフに大きなストレスを与えかねません。
また、周辺システムとの連携もすべてやり直す必要があります。買い替えにあたっては、電子カルテ以外のシステムにも目を配らなければなりません。システムが異なれば、搭載される機能も異なります。これまで利用していた機能がなくなると、効率が下がったりミスが増えたりと、大きな問題につながりかねません。
最後に、カルテは5年間の保存が必要であることも、買い替えにあたり注意すべき点です。5年が過ぎた後も患者からの問い合わせがないとは限りません。データが完全に移行できない条件下では、旧システムに残るデータの対処方法を検討しなければなりません。
3．電子カルテのデータ移行
電子カルテのデータは移行が困難であることは、先ほどご説明したとおりです。特に、レセプト情報とは異なり、データフォーマットが標準化されていない情報については、移行可否をしっかりと確認する必要があります。
旧システムから新システムにデータを完全に移行しようとすると、システムの仕様開示などに時間や手間がかかり、費用も多額になる可能性があります。苦労して移行したと思っても、移行先のシステムでデータに不備が見つかることもあります。
そこで、旧システムのデータをいったんPDFなどの汎用ファイルに抽出し、新システムからビューアで閲覧するという方法を採用する診療所もあります。しかし、抽出作業に加え、タイムスタンプでデータの真正性を担保するなど、かなり手間がかかる方法と言えるでしょう。
そのため、「旧システムと新システムを併用する」という方法を採用する診療所も多いのです。しかし、新旧システムのどちらにも保守料などが一定期間発生するほか、サーバーを設置するスペースも確保しなければなりません。2台のシステムを行き来しながら診察を行うことになるため、作業効率も低下してしまいます。
4．メディコムでのデータ移行
では、メディコムの場合はどのようにデータ移行を実施するのでしょうか。
メディコムHRシリーズの場合、他社の電子カルテからのデータ移行は「①編集可能データ」と「②参照用データ」の2タイプで実現しています。
編集可能データとは、今後HRシリーズで利用するデータで、患者の保険証情報に基づくデータ、病名、請求業務にかかわるマスタです。
一方、参照用データとは、他社カルテの診療録で、参照のみを行うデータです。主に2号紙表示情報ですが、投薬情報については参照用データ以外にHRシリーズでDo入力を行うためのデータ移行も行います。HRシリーズで2号紙を開くとカルテビューア機能が起動し、他社カルテの過去情報を参照できるようになります。データはコピー＆ペーストが可能であるため、高い利便性を実現しています。
電子カルテデータのうち、診療録などを除くほとんどのデータを移行可能であると言えるでしょう。
セミナー動画
セミナーレポートの続きは動画にてご視聴いただけます。
動画視聴には、ご登録が必要です。ご登録頂きましたメールアドレス宛に動画が視聴できるリンクが記載されたメールをお送りさせて頂きます。