共有できない

紙カルテは、患者さん1人につき一部しかありません。そのため、スタッフ間で共有できない点がデメリットと言えるでしょう。他の看護師や医師が使用していると、カルテを見ることができません。例えば、外来で患者さんが来院した場合、医師は診察室でカルテを使用します。診察が終わっても医師が記録している間は会計に回せず、患者さんは待ち時間がかかってしまうでしょう。

また、他のスタッフが使っている場合、看護師は記録ができず、業務に支障が出てしまいます。検査の結果をカルテにとじる際、わざわざ保管場所から探す手間もかかるでしょう。

字が読み取りにくい

紙カルテは手書きのため、書き手の癖によってはカルテの字が読みにくいことがあります。看護師は、カルテに記載されている内容から患者さんの情報を把握したり、医師の指示を受けたりしなければなりません。カルテの字が読みにくいと、誤った判断をして医療ミスにつながってしまうリスクがあります。

字の読み取りにくさは、医療事務や薬剤師などのスタッフにも影響を与えます。カルテに記載されている処置や処方の確認などに時間を要し、業務効率が悪くなるでしょう。

劣化しやすい

紙カルテのデメリットとして、経年劣化が挙げられます。紙に含まれるリグニンは、光の影響で変色が進みやすい性質があるため、カルテの字や検査結果が見えなくなることがあります。薄くなった字は読みづらく、誤った判断につながりかねません。
経過の長い患者さんのカルテは、診療記録や検査結果などが分厚くなりがちです。繰り返しカルテを出し入れしたり、閲覧したりすると摩耗し、ファイルが破損したり、ページの一部が破れたりするケースもあるでしょう。破損したカルテを補修する手間がかかり、効率が悪くなります。

保管場所が必要となる

紙カルテは、保管場所の確保が必要です。古くから診療を行っているクリニックや病院は、患者さんが増えるたびに紙カルテが増加します。経過の長い患者さんの場合、分冊カルテも増えるでしょう。日本では法令によって、診療録の保管期間は診療が完結した日から5年間と義務付けられています。そのため、現在診療を行っていない患者さんのカルテも保管しなければなりません。

既存カルテだけでなく、補充用紙の保管場所も必要です。限られたスペースの中から、紙カルテの保管場所を確保しなければならないことは、デメリットと言えるでしょう。

▽関連記事
カルテの保存期間は、いつまで必要かプロが解説。紙や電子情報で違いはあるのか

▽参考
厚生労働省「診療録等の保存を行う場所について〔医療法〕」

医療の現場で馴染みのある紙カルテには、

• 「コストを安く抑えられる」
• 「新しい知識を必要としない」

というメリットがあります。それぞれ詳しく解説していきます。

コストを安く抑えられる

紙カルテのメリットの一つは、コストを安く抑えられる点です。紙カルテは、電子カルテのようなハードウエアやソフトウエアが必要ありません。カルテの表紙や診療録などの用紙とファイル、ペン、カーデックスなど、シンプルな道具があれば手軽に導入でき、破損しない限り長期的に使用できます。

その一方で、電子カルテはサーバー代や電気代、メンテナンスなどの維持費がかかります。紙カルテであれば、電気代やメンテナンスなどの維持費が必要ないため、比較的コストをかけずに運用可能です。

新しい知識を必要としない

紙カルテのメリットとして、パソコンや電子カルテなどのように、新たな知識や操作を覚えなくて済むことが挙げられます。紙カルテは、医療現場で長く使用されている記録方式です。そのため、医師や看護師などの医療従事者は、紙カルテの扱いに慣れています。

長く紙カルテを使ってきたクリニックや病院の中には、パソコン操作に苦手意識を持っているスタッフがいるケースが少なくありません。紙カルテであれば、ITリテラシーの低いスタッフでも、ストレスなく業務に携わることができるでしょう。

紙カルテと比較した際の電子カルテのメリットは、主に4つあります。以下に詳しく解説します。

業務効率化が図れる

紙カルテと比較した際の電子カルテのメリットは、業務効率化が図れる点です。電子カルテは、これまでの診療情報がデータで保存されているため、簡単に患者情報にアクセスできます。

また、電子カルテは、診断書や紹介状、同意書などの文書作成がスムーズです。対象患者の診療情報をコピーできるため、書類を作成する時間や手間を短縮できるでしょう。経過が長い患者さんの場合、何度も書類を作成しなければならないケースは少なくありません。電子カルテであれば、紙カルテのように過去の情報を探す手間を大幅に省け、業務効率化が図れるでしょう。

リアルタイムで共有できる

電子カルテは、パソコンやタブレット端末があれば、時間や場所を選ばず、リアルタイムで情報を共有できます。紙カルテのように、他のスタッフが使っているため記録や情報閲覧ができないといった不便さがなくなり、患者さんの待ち時間短縮や業務効率化につながります。

訪問診療を行っているクリニックでは、患者さんの自宅にノートパソコンやタブレット端末を持参し、訪問先で記録することも可能です。また、他の医療機関と連携すれば、電子カルテを共有できます。例えば、緊急時には、救急搬送先の医療機関が情報をすばやく把握し適切な対応を行えるため、医療の質や安全性の向上につながるでしょう。

医療ミスの防止につながる

電子カルテは、患者情報を正確に把握・共有できるため、医療ミスの防止につながります。手書きの紙カルテは「字の読み取りにくさ」「判読に時間がかかる」「記載ミス」といったデメリットがあります。一方、電子カルテは情報を正確に記録でき、読み間違いや判読のしにくさなどによるトラブルを防止することが可能です。
また、電子カルテは薬の名称や薬効から検索して入力でき、規定量が表示されるため、処方ミスや投薬ミスを未然に防げるでしょう。

保管場所を削減できる

電子カルテは、患者情報が全てサーバー上に保存されるため、保管場所を確保する必要がありません。診療期間が長い患者さんの場合、紙カルテは次第に増えていきます。診療録は5年間保管しなければならないため、現在診療を行っていない患者さんでも、収納スペースの確保が必須です。

一方、電子カルテは過去の診療情報をデータとして保存できます。特に、クラウドを介した電子カルテであれば院内に機器を設置しなくて済むため、大幅にスペースを削減できるでしょう。

メリットの多い電子カルテにも、次のようなデメリットがあります。以下、詳しく解説します。

コストがかかる

電子カルテのデメリットは、導入や運用のためにコストがかかる点です。電子カルテの導入コストとランニングコストは、導入方法やシステムによって異なります。電子カルテには、オンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型の初期費用は、パソコン端末の費用も含まれるため一般的に200万円以上、月額費用が2万〜3万円程度と言われています。他にも、電気代やメンテナンスなどの維持費が必要です。

クラウド型は専用端末が不要なので、初期費用を抑えられるでしょう。製品によりますが、月額2万〜4万円が相場です。ただし、クラウド利用するためのパソコン端末は別途用意する必要があります。自院の規模や導入目的を明確にし、電子カルテを比較するとよいでしょう。

導入から定着まで時間がかかる

電子カルテは、導入から定着まで時間がかかります。電子カルテを導入する際、これまで紙カルテで運用していた業務内容をシステム化しなければなりません。

パソコン操作が苦手なスタッフがいる場合、電子カルテの導入によって、最初のうちはかえって業務遂行に時間を要し、負担がかかることもあるでしょう。導入前に集団研修や勉強会を実施して苦手意識を克服したり、手技を習得したりする必要があります。電子カルテを導入する際は、操作説明のサポートが充実しているメーカーを検討するとよいでしょう。

紙カルテ・電子カルテに関して、メリット・デメリット以外によくある質問を見ていきましょう。

紙カルテと電子カルテを併用することは可能か？

紙カルテと電子カルテは、併用可能です。例えば、紙カルテから電子カルテに移行する際、新規・再診患者をそれぞれ電子カルテ化し、再診患者のみ紙データをスキャンして移行するのも一つの方法です。

紙カルテをスキャンしてコンピューターに取り込み管理すれば、電子カルテとして利用できます。紙カルテと電子カルテを併用すれば、移行の手間を省けるだけでなく、紙カルテが増えるのを抑えられるでしょう。

紙カルテと電子カルテの保存期間はそれぞれ何年か？

紙カルテ・電子カルテともに、診療録の保存期間は一連の診療が完結した日から5年間と法令によって義務付けられています。診療録とは、診療内容や診断結果、経過などが記載された記録です。

また、診療録以外の診療に関わる諸記録は、3年間保存が義務付けられています。診療録以外の諸記録とは、検査の画像や処方箋、手術記録のことを指します。

紙カルテの使用割合は？

厚生労働省の調査によると、令和2年の一般病院での電子カルテ普及率は、一般病院57.2％、一般診療所49.9％です。このうち、400床以上の一般病院における電子カルテ普及率は、91.2％と高い割合を示しています。

200〜399床では74.8％、200床未満では48.8％と、普及率が低くなっていることから、病院の規模が小さくなるほど、現在も紙カルテでの運用を行っていると考えられます。

電子カルテの普及率は？

令和2年度の一般病院・一般診療所における電子カルテの普及率は、以下の通りです。

一般病院	病床規模別			一般診療所
	400床以上	200〜399床	200床未満
57.2%	91.2%	74.8％	48.8％	49.9％

上記の数値から、日本では400床以上のほとんどの病院で電子カルテ導入が進んでいると言えるでしょう。

ただし、病床数が少なくなるにつれ、普及率も減少傾向です。日本全体では病院の半数程度の普及率で、今後の導入が期待されます。

▽関連記事
電子カルテシェアNo.1のメディコム。電子カルテ普及率から見る、メディコムの強み

▽参考記事
厚生労働省「医療分野の情報化の推進について」

紙カルテを廃止する際の流れとは

紙カルテを廃止する際の流れは、以下の方法があります。

• 紙カルテを参考にしながら徐々に移行する
• 紙カルテを全て電子カルテに入力する
• 紙カルテの一部をスキャンして電子カルテに取り込む

例えば、再診患者が来院したら、紙カルテを参考にしながら必要な情報を電子カルテに移行します。紙カルテが少ない場合は、紙カルテの内容を全て電子カルテに入力できるでしょう。紙カルテの数が多い場合は、一部をスキャンして電子カルテに取り組む方法も有効です。

電子カルテを導入する際の流れ・期間とは

まずは電子カルテを導入する目的を明確にし、自院の状況に合った費用を検討します。導入費用だけでなく運用後もコストがかかるため、さまざまな製品を比較し、じっくり検討しましょう。

また、導入に際し、サポートの手厚さも検討事項の一つです。試験運用の際、院内スタッフへの周知や、操作方法のレクチャーを行ってもらいましょう。電子カルテを導入し、実際に運用を開始し、本稼働となるまでには、3カ月ほどかかるでしょう。

▽関連記事
電子カルテ導入の流れとは？運用までの手順をご紹介

最も歴史のある電子カルテであるウィーメックス（旧PHC）は、トップシェア※という実績があり、安定したクリニック経営をサポートします。ウィーメックスの電子カルテ「Medicom-HRf Hybrid Cloud」は、オンプレミス型とクラウド型を融合させたハイブリッド型電子カルテシステムです。通常時は院内サーバーを利用し、スピーディーに操作を行い、障害時にはクラウド上のアプリケーションに切り替えられるため、状況に合わせ、安心して使用できます。

また、カルテ作成に関わるさまざまな作業を簡単に操作でき、記載漏れや見落とし・データ管理の負担削減など、業務効率化が図れるでしょう。

近年、電子カルテと周辺システムの連携が、クリニック経営の効率化においてますます重要になってきています。画像ファイリングシステムや予約システム、Web問診、自動精算機に至るまで約170社のシステム・機器との連携によって、業務効率化・医療の質や患者サービス向上につながるでしょう。

※出典：株式会社富士経済「2023 医療・ヘルスケアDX関連市場の現状と将来展望」より2022年企業シェア・金額ベース　診療所向け電子カルテ（PHC実績）

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