医療事務スタッフに長く務めてもらうためにできることの一つが、彼らが働きやすくなるように、負担を減らすことです。

医療事務スタッフの仕事は多岐にわたり、「受付」や「会計」といった患者さん対応から、医師の事務サポートを行う「クラーク」、医療機関の収入に大きく関わる「レセプト」などがあります。

大病院など医療事務スタッフの多い医療機関であれば、受付・会計・クラーク・レセプトなどを分業して行うのが一般的ですが、医療事務スタッフが数人～十数名と限られがちなクリニックでは、スタッフ1人ひとりがこれらの幅広い業務を全般的に担います。個々のスタッフが担う役割が大きく、1人抜けるだけで業務が滞ったり、他のスタッフの作業負担が増えたりするケースも珍しくありません。

医療事務スタッフが離職に至る理由は人それぞれですが、代表的なのは「忙しさ」や「残業の多さ」です。

人手を補おうにも、募集をかければすぐ採用に足る人材が現れるわけではなく、採用後もその職場でのやり方を覚えるまでにはある程度の期間が必要です。その間も先輩スタッフの負担はかかり続けるので、最悪の場合、離職が離職を呼ぶ負のループに陥る恐れもあるでしょう。

限られたスタッフ体制のなか、業務効率や仕事の質を落とすことなくスタッフの負担を軽減するには、どうすればよいのでしょうか。ここで大いに役立つのが、電子カルテやレセコンといった「システム」です。

システム選びによって、医療事務スタッフの働きやすさはどれだけ変わるのでしょうか。ここではスタッフにとって特に負担の大きい業務、「レセプト」を例に見ていきましょう。

レセプトは、電子カルテの入力内容を基に、レセプトコンピューター（レセコン）を用いて作成されます。

レセプトは電子カルテを基に作成されるため、電子カルテの記載内容に不備があると、レセプト作業に支障が生じます。とはいえカルテ記載を行うのは人ですから、医師の入力ミスや病名漏れが生じる場合もあるでしょう。看護師がコスト入力の際に気づいて教えてくれる場合もありますが、レセプト作業に追われがちな月末月初になって発覚したり、返戻・再請求につながったりなどすれば、医療事務スタッフの業務時間を増やす一因になります。しかしチェック機能が充実した電子カルテを導入しておけば、これらのミスや損失を防ぐことが可能です。

また、レセコンとシームレスな情報連携ができる電子カルテを選ぶことも重要です。例えばレセコンと電子カルテが同じシステムで動くレセコン一体型電子カルテでは、レセコンと電子カルテが分離型でありがちなマスターを合わせる作業や、電子カルテ側からしかデータを修正できないという不都合が生じません。医療事務スタッフの手間や負担を減らすことができるでしょう。

とはいえ、単に便利なシステムをたくさん導入すればよいわけではありません。必要以上に導入した結果、管理・運用の手間が増えてしまえば本末転倒です。

働きやすい職場にする医療システムを選ぶポイントは次の通りです。

• ①機能が充実している
• ②シームレスな連携ができる
• ③サポート体制が整っている

1つずつ、具体例を挙げて見ていきましょう。

① 機能が充実している

例えばウィーメックス（旧PHC）の電子カルテでは、用途に合わせて必要な情報を一画面に表示するため、記載漏れを削減することができます。また、カルテ記載をリアルタイムでチェックし、修正候補を提案することで、より正確なレセプト作成をサポートします。月末月初にレセプト業務が集中するのを防ぎ、残業時間を減らすことに繋がります。

誰が請け負っても一定以上の精度が保てるようになれば、ベテランスタッフに頼り切り状態になることなく、業務負担を分散させることができます。また、特定の期間に業務が集中することのない体制を整えておくことで、忙しさや残業時間をセーブできるでしょう。

② 連携実績が多い

医療DXが推進される中、オンライン予約システムやオンライン問診システムといったクラウドサービスが増えてきました。しかし、クラウドサービスと院内のオンプレミス型システムを連携するには機器ごとに大規模な開発が必要です。そこでウィーメックスは、当社製品とあらゆるサービスをつなげる「Medicom Cloud Connect API」を開発しました。

例えば「Medicom Cloud Connect API」を活用して、ウィーメックスの電子カルテとオンライン順番待ちシステム『Airウェイト』（株式会社リクルート）を連携させれば、受付情報が電子カルテに連携されるので、スタッフが電子カルテに受付情報を転記する手間を削減できます。また、患者さんはスマホなどで待ち時間を確認できるようになるので、受付への問い合わせ頻度を減らすことができます。患者さん対応で必要以上に時間を取られることが減れば、仕事を時間内に終わらせる一助にもなるでしょう。ほかにも、キャッシュレス決済システム、オンライン資格確認のための顔認証付きカードリーダーなど、医療機関の運用に合わせてさまざまな各種サービスと連携できます。

医療機関には、今後もさまざまなIT機器やシステムを導入・活用していくことが求められるでしょう。あらゆるサービスとつなげられる体制にすれば、システムを導入するたびに連携用の機器を別途購入する必要はなく、スタッフの操作や確認作業が増えるといった心配もありません。

③ サポート体制が整っている

医療事務関係のサポートにも強いメーカーを選びましょう。例えば診療報酬が改定されたとき、システムの操作方法を教えるだけにとどまらず、改定された内容を含めて「どんな部分が変わり、その変更点がどの操作に反映されたのか」までを一連の流れで教えてくれる会社であれば安心です。ウィーメックスでは診療報酬改定の解説セミナーを開催しているほか、診療報酬請求に関する疑問やタイムリーなニュースを毎月紹介する「メディコムレポート」などのサービスで医療事務スタッフを支えています。

医療事務スタッフは、クリニックを円滑に経営するためのキーパーソンであり、患者さんにとっては来院したときに一番はじめに会うスタッフであることから“クリニックの顔”ともいうべき存在です。

患者さんは、不安を抱えてクリニックに来院されます。そんな患者さんを笑顔で出迎え、スムーズに会計を行い、送り出す…。長く務めてくれる「いつものスタッフさん」がいれば、患者さんは安心してそのクリニックに通ってくれるようになるでしょう。

加えて、経営者である医師は、医療事務スタッフには、クリニックの収入に直結する医療事務・レセプト作成という、非常に専門の高い業務のサポートを期待されています。そのためにかかる教育コストは、他業種と比較しても高い傾向にあるのではないでしょうか。そんな医療事務スタッフにできるだけ長く在籍してもらうためには、彼らが働きやすくなるような工夫が必要です。

そこでおすすめなのが、電子カルテやレセコンといった「システム」の活用です。機械の方が得意な仕事や必ずしも人がやらなくてもいい部分をシステムにまかせれば、業務効率や仕事の質を落とすことなく医療事務スタッフの負担を軽減できるので、彼らにとって働きやすい職場へと近づきます。

事務作業が効率化されると、患者さんとのコミュニケーションもより丁寧になるでしょう。患者さんの顔を覚える、声がけをするなど、患者さんに寄り添ったサービスに力を注げるようになれば、クリニックの顔としての役割も果たしやすくなります。患者さんの力になっていることを実感し、医療事務スタッフの従業員満足度（ES）も高まるのではないでしょうか。

クリニック経営において、離職率の低下は常に語られるテーマの一つです。役立つシステムを導入し、良い医療事務スタッフに長く働いてもらい、患者の満足度を上げて、経営を回すという好循環を作っていきましょう。