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クリニック・薬局経営コラム

医療現場に大きなメリットをもたらすマニュアルの活用法とは

 多忙なクリニック・薬局経営においては、マニュアル作成はつい後回しにしてしまいがちなもの。しかし、マニュアルを作成し正しく運用すれば、業務の効率化やスピードアップ、品質の改善などさまざまなメリットを実現することができます。忙しい医療現場でこそ、マニュアルは多大な効果を発揮するのです。

クリニック・薬局におけるマニュアルの有効性

 医療業界に限らず、マニュアルの必要性を疑問視する声はたびたび聞かれます。マニュアルを整備する手間を思うと、その時間を実際の業務にあてるほうが良いのではないか、と考える方もいるでしょう。スタッフたちは業務に精通しているのだから、わざわざ文書化する必要はない、という意見もあるかもしれません。しかし実際には、スタッフごとに経験してきた業務も違えば、在籍年数もそれぞれです。そのようななかでも、クリニック・薬局全体として平準化されたサービス品質を提供するためには、統一された手順や方針を明確に示すことが求められます。こうした課題を解決するうえで、マニュアルは非常に有効な手段です。マニュアルを参照することで、経験の浅いスタッフでも迷ったり悩んだりすることなく、スピーディに安定した品質で作業を行えるようになります。

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医療現場で必要とされるマニュアルとは

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 とはいえ、マニュアル作成はやはり手間も時間もかかるもの。マニュアル化すべき業務の見極めが必要です。問題や課題が繰り返し起こるプロセスは、優先的にマニュアル化に取り組むとよいでしょう。また、新しいスタッフが加わったときに必ず教えることになる業務フローなども、マニュアル化に適しています。マニュアル化の大きな目的は業務品質の平準化にあるため、マニュアルは誰が読んでも内容を理解できることが重要です。5W1Hを意識して文章を作成したり、必要に応じて図表を取り入れたりするようにしましょう。文章だけでは理解しづらい機器の取り扱いなどは、写真や動画を活用するのも効果的です。

現場でのブラッシュアップで完成度を高める

 いくら優れたマニュアルを作っても、時間が経ち実際の業務とズレが生じてしまっては効果を発揮することはできません。更新を行う担当者を決め、定期的に見直しや更新することをルールにしましょう。使用する機器の近くに掲示する、関係スタッフに紙で配付する、ポータルサイトに掲載するなど、スタッフが閲覧しやすい方法で展開されているかを確認することも大切です。なるべく多くのスタッフからフィードバックを得つつ、マニュアルの実用性を高めていきましょう。はじめから完璧なマニュアルを作ろうと気負うより、現場でブラッシュアップを重ねながら完成度を高めていくほうが、作成者の負担も少なく、早期に効果を上げることができます。マニュアルの改訂作業を通じて、スタッフの安全への意識を高めることもできるでしょう。

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 マニュアルは業務の平準化やスピードアップを実現するだけでなく、業務を属人化することを防ぎ、急なスタッフの不在などにより事業全体が停滞するリスクを回避するうえでも有効です。変化の多い医療業界だからこそ、さまざまな状況にすばやく対応できるよう、マニュアルで知識の共有を図りましょう。

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